Vedtekter 2022/2023


Terminologi

  • Foreningsmøte er et møte hvor styregruppen samles og behandler saker som angår hele foreningen. Under foreningsmøter er styret, økonomiansvarlig og alle komiteene involvert.

Hva er vedtekter?

Vedtektene er organisasjonens øverste regelverk, og kan kun endres under et årsmøte under saken Vedtektsendringer.


Kapittel 01 Paragraf 01

§ 1.1

Vedtekter og retningslinjene gjelder i alle organisatoriske og politiske sammenhenger hvor foreningen eller representanter fra foreningen opptrer.

Kapittel 01 Paragraf 02

§ 1.2

Vedtektene er foreningens øverste regelverk og kan kun endres ved 2/3 flertall. En vedtektsendring trer ikke i kraft før etter årsmøtet den vedtas på er hevet eller at årsmøtet vedtar noe annet.

Kapittel 01 Paragraf 03

§ 1.3

I en gitt situasjon hvor vedtektene ikke dekker hva en kan gjøre skal kontrollkomiteen opprette en sak som skal opp som en sak på førstkommende styremøte. I denne saken har alle i styregruppen møte-, tale- og stemmerett, hvor man samlet tar en forsvarlig avgjørelse for hvordan saken løses i beste interesse for foreningen. Saken skal redegjøres for på førstkommende årsmøte. Hele prosessen skal dokumenteres, hvor kontrollkomiteen følger opp saken helt til redegjørelsen på årsmøtet.

Kapittel 02 Paragraf 01

§ 2.1

Retningslinjene beskriver mandater en gitt instans innad i foreningen skal opprettholde. Retningslinjene kan ikke bryte vedtektene eller arbeide i mot formålet til foreningen. Retningslinjene kan kun vedtas én gang og vil være gjeldende fram til neste ordinære årsmøte er hevet.

Kapittel 02 Paragraf 02

§ 2.2

Retningslinjene vedtas av påtroppende styregruppe i samarbeid med avtroppende styregruppe i en overlappingsperiode etter at et ordinært årsmøte er hevet.

Kapittel 03 Paragraf 01

§ 3.1

Foreningen er en partipolitisk uavhengig, og religions- og livssynsnøytral forening som baserer seg på frivillig engasjement.

Kapittel 03 Paragraf 02

§ 3.2

Foreningen sitt formål er å arrangere HordaLAN som et rusfritt arrangement hvert år og så langt det lar seg gjøre inkludere medlemmene i prosessen.

Kapittel 03 Paragraf 03

§ 3.3

Foreningen kan arrangere andre arrangement enn HordaLAN i løpet av perioden dersom vedtatt med representativt flertall i styret. For slike arrangementer skal det nedsettes en egen arbeidsgruppe for å utføre arbeidet som kreves rundt arrangementet.

Kapittel 03 Paragraf 04

§ 3.4

Medlemskap effektueres ved betaling av medlemskontingent for gjeldende kalenderår.

Kapittel 03 Paragraf 05

§ 3.5

Medlemskap er åpent for alle som støtter foreningens formål.

Kapittel 04 Paragraf 01

§ 4.1

Årsmøtet er foreningens øverste organ og skal avholdes i slutten av August eller i løpet av September måned.

Kapittel 04 Paragraf 02

§ 4.2

Ordinært årsmøte skal behandle følgende saker: - Godkjenning av innkalling og dagsorden - Valg av møteleder, referenter, protokollunderskrivere og tellekorps - Årsberetning fra styret - Årsberetning fra arrangementskomiteen - Årsberetning fra helårskomiteen - Regnskap og økonomisk status - Redegjørelse fra kontrollkomiteen - Vedtekter - Arbeidsprogram - Politisk plattform - Redegjørelse fra valgkomiteen - Valg av styreleder - Valg av nestleder - Valg av styremedlemmer - Valg av leder for Helårskomiteen - Valg av leder for kontrollkomiteen - Valg av kontrollkomiteen - Valg av leder for valgkomiteen - Valg av valgkomiteen - Valg av økonomiansvarlig

Kapittel 04 Paragraf 03

§ 4.3

Medlemmer og frivillige i forbindelse med foreningen har møte-, tale- og forslagsrett. Styremedlemmer og medlemmer har stemmerett.

Kapittel 04 Paragraf 04

§ 4.4

Det avholdes ekstraordinært årsmøte dersom det vedtas med representativt flertall på et foreningsmøte eller at 1/3 av medlemmene krever det. Innkallingen må sendes med minst to ukers forvarsel, og kun sakene nevnt i innkallingen kan tas opp.

Kapittel 04 Paragraf 05

§ 4.5

Ved stemmelikhet åpnes det for diskusjon på nytt og deretter stemmer man på nytt over forslaget. Forslaget kan endres ved alminnelig flertall. Forslaget kan trekkes av forslagsstiller.

Kapittel 04 Paragraf 06

§ 4.6

Dersom et forslag trekkes skal det avgjøres om det finnes andre på årsmøtet som ønsker å opprettholde forslaget.

Kapittel 04 Paragraf 07

§ 4.7

Etter årsmøtet er hevet skal informasjonen registrert i Brønnøysundregisteret oppdateres så fort det lar seg gjøre.

Kapittel 04 Paragraf 08

§ 4.8

Personvalg gjennomføres anonymt og skal telles av tellekorpset.

Kapittel 04 Paragraf 09

§ 4.9

Innkalling til ordinært årsmøte skal sendes ut i 3 ulike utgaver: - 1. Innkallelse: 4 uker før - 2. Innkallelse: 2 uker før - 3. Innkallelse: 1 uke før Siste påminnelse skal sendes senest 24 timer før møtestart.

Kapittel 04 Paragraf 10

§ 4.10

Leder for kontrollkomiteen skal være et 2-årig tillitsverv og kandidaten må stille og bli valgt på et årsmøte. Leder for valgkomiteen skal være et 2-årig tillitsverv og kandidaten må stille og bli valgt på et årsmøte.

Kapittel 05 Paragraf 01

§ 5.1

Styregruppen er det øverste organet mellom to årsmøter og sitter fram til neste ordinære årsmøte. Betegnelsen "styret" defineres som styregruppens styremedlemmer.

Kapittel 05 Paragraf 02

§ 5.2

Styregruppen har mandat til å supplere seg selv ved frafall for å sikre stabilitet, arbeidsfordeling og gjennomføringsevne. Suppleringen skal forekomme på et foreningsmøte hvor alle i styregruppen har stemmerett. Dersom det blir supplert inn skal alle medlemmene av foreningen oppdateres med en redegjørelse ut ifra valget som ble tatt. Styreleder kan kun velges på et årsmøte.

Kapittel 05 Paragraf 03

§ 5.3

Styret er kun vedtaksdyktig under styremøter når minst halvparten av de stemmeberettigede er tilstede.

Kapittel 05 Paragraf 04

§ 5.4

Fordelingen av arbeidsoppgaver og ansvarsområder innad i styregruppen skal være beskrevet i de ulike retningslinjene, gitt at fordelingen er forsvarlig og garanterer at gjennomføringsevnen av foreningens formål ikke svekkes.

Kapittel 05 Paragraf 05

§ 5.5

Et styrevedtak vedtatt av styret under styremøter er enten rådgivende for hvordan en sak løses eller et supplement til retningslinjene såfremt vedtektene eller retningslinjene ikke brytes.

Kapittel 05 Paragraf 06

§ 5.6

All informasjon innad i styregruppen som er taushetsbelagt skal være dokumentert i form av et styrevedtak, et mandat eller inngått kontrakt med tredjepart.

Kapittel 05 Paragraf 07

§ 5.7

Styregruppen skal sikre følgende: - Foreningens økonomi og eiendeler blir forsvarlig forvaltet. - Sikre en positiv utvikling innad i foreningen. - Medlemmer og frivillige får muligheten til å påvirke.

Kapittel 05 Paragraf 08

§ 5.8

Styregruppen velger én (1) person ansvarlig for arrangering av hovedarrangementet i regi av HordaLAN Dataforening.

Kapittel 06 Paragraf 01

§ 6.1

Driften av foreningen utføres på frivillig basis av styregruppen valgt inn på årsmøtet.

Kapittel 06 Paragraf 02

§ 6.2

Styregruppen består av følgende: - Styreleder - Nestleder - Styremedlemmer - Valgkomiteen instiller på antall medlemmer og må sikre oddetall i styret - Arrangementskomité - Helårskomité - Kontrollkomité - Valgkomité - Økonomiansvarlig

Kapittel 06 Paragraf 03

§ 6.3

Enhver komité opererer ut ifra vedtektene og ethvert mandat beskrevet i egne retningslinjer.

Kapittel 06 Paragraf 04

§ 6.4

Utover egne retningslinjer regnes følgende verv i styregruppen som styremedlemmer: - Styreleder - Nestleder - Leder for arrangementskomiteen - Leder for helårskomiteen Styremedlemmer har utover møte-, tale- og forslagsrett også stemmerett under styremøter.

Kapittel 06 Paragraf 05

§ 6.5

En komité består av én leder og flere medlemmer. Leder har i styregruppen samme rettigheter som et styremedlem under foreningsmøter, og det som innebæres med ordinær stemmerett i løpet av dette møtet.

Kapittel 06 Paragraf 06

§ 6.6

Vedtak gjort under foreningsmøter kan kun være rådgivende for hvordan en sak kan løses.

Kapittel 06 Paragraf 07

§ 6.7

Enhver komité kan stille med leder under styremøter dersom: - Komiteen har meldt inn en sak til dagsorden - Komiteen selv har blitt spurt om å stille på styremøtet Om leder ikke kan stille, kan et medlem stille istedenfor.

Kapittel 06 Paragraf 08

§ 6.8

I henhold til Brønnøysundregisteret skal alle personer i styregruppen med ordinær stemmerett under styremøter innlemmes.

Kapittel 06 Paragraf 09

§ 6.9

Signaturrett består av daglig leder eller styreleder, sammen med to styremedlemmer.

Kapittel 06 Paragraf 10

§ 6.10

Styret skal på første styremøte orientere seg med og bli enige om interne retningslinjer og sette seg inn i organisasjonens vedtekter.

Kapittel 06 Paragraf 11

§ 6.11

Alle i styregruppen skal få tilsendt saksliste for å bli orientert om arbeidet til styret når innkalling til styremøter blir sendt til styret.

Kapittel 06 Paragraf 12

§ 6.12

Økonomiansvarlig har møte- og talerett i styremøter. Økonomiansvarlig har møte-, tale- og stemmerett i foreningsmøter.

Kapittel 06 Paragraf 13

§ 6.13

For å kalle inn til et foreningsmøte må det bli gjort på følgende måte: - Styreleder kaller inn - Nestleder kaller inn dersom styreleder ikke ha anledning eller er i stand til å kalle inn - Alminnelig flertall av styregruppen ønsker å kalle inn til et foreningsmøte og det anses som nødvendig

Kapittel 07 Paragraf 01

§ 7.1

Styremedlemmer må ha minimum 1 års fartstid som frivillig, eller dokumentert relevant erfaring.

Kapittel 07 Paragraf 02

§ 7.2

Delegatene for de ulike komiteene må ha minimum 1 års fartstid i en tidligere styregruppe. Varamedlemmer for de ulike komiteene må kunne vise til relevant erfaring.

Kapittel 07 Paragraf 03

§ 7.3

Leder og nestleder for arrangementskomiteen må ha minimum 2 års fartstid som frivillig med lederansvar, eller vise til dokumentert relevant erfaring.

Kapittel 07 Paragraf 04

§ 7.4

Styret innstiller på kandidater til valgkomiteen. Valgkomiteen innstiller på alle andre verv.

Kapittel 07 Paragraf 05

§ 7.5

Valgkomiteen må senest 21 dager før årsmøter offentligjøre sin innstilling. Benkeforslag må informeres om til valgkomiteen minst én (1) uke før årsmøtet avholdes.

Kapittel 07 Paragraf 06

§ 7.6

Kun medlemmer kan benke på valg av andre kandidater under årsmøtet.

Kapittel 07 Paragraf 07

§ 7.7

Benkende kandidater må ha støtte av to (2) andre medlemmer på årsmøtet for å opprettholde benkingen på valg av kandidater til tillitsverv i organisasjonen. Dette blir gjort ved at ordstyrer spør årsmøtet om det finnes andre medlemmer som støtter benkingen.

Kapittel 07 Paragraf 08

§ 7.8

Leder, nestleder, styremedlemmer, og leder for arrangements- eller helårskomiteen kan ikke inneha mer enn ét tillitsverv innad i HordaLAN Dataforening.

Kapittel 07 Paragraf 09

§ 7.9

Om en person med tillitsverv i organisasjonen medler sitt kandidater til et valg på et årsmøte eller et ekstraordinært årsmøte så vil kandidaten automatisk si fra seg sitt gjeldende tillitsverv ved start av møte hvor valget tar sted.

Kapittel 08 Paragraf 01

§ 8.1

Mistillitsforslag mot tillitsvalgte, frivillige eller medlemmer av foreningen skal behandles av styregruppen. Reaksjonen på mistillitsforslaget kan enten være: - Tildeling av advarsel - Utelukkelse fra verv - Utelukkelse fra arrangement - Utelukkelse fra foreningen Den eller de som rammes av et mistillitsforslag, har rett til å uttale seg på et foreningsmøte før et vedtak som krever 2/3 flertall fattes.

Kapittel 08 Paragraf 02

§ 8.2

Ved en endring av styregruppen i forbindelse med en mistillitssak skal alle medlemmene i foreningen oppdateres med en redegjørelse.

Kapittel 08 Paragraf 03

§ 8.3

Ved et mistillitsforslag, skal vedkommende det stilles mistillit mot vernes under saksgang. Verning ved at saken er taushetsbelagt og ikke skal komme uvedkommende til viten.

Kapittel 08 Paragraf 04

§ 8.4

Mistillitsforslag kan sendes til et eller flere medlemmer av styregruppen. Mottakeren av et mistillitsforslag skal: - Informere kontrollkomiteen om mottak av et mistillitsforslag - Kreve at Styreleder kaller inn til foreningsmøte - Legge fram mistillitsforslaget slik som det ble mottatt

Kapittel 09 Paragraf 01

§ 9.1

Styret har i samarbeid med kontrollkomiteen mandat til å utføre redaksjonelle endringer av styredokumentene.

Kapittel 09 Paragraf 02

§ 9.2

Følgende dokumenter skal kryptografisk sikres ved bruk av versjonskontroll og regnes som styredokumenter: - Vedtekter - Retningslinjer - Årsbudsjett - Regnskap - Arbeidsprogram - Politisk plattform

Kapittel 09 Paragraf 03

§ 9.3

Vedtekter, retningslinjer, politisk plattform og arbeidsprogram skal gjøres tilgjengelig for medlemmene av foreningen og ved godkjent forespørsel om innsyn fra tredjepart. Kontrollkomiteen utfører eventuell godkjennelse av slike forespørsler.

Kapittel 10 Paragraf 01

§ 10.1

Foreningens økonomiske midler skal fremme vekst og stabilitet i foreningen, og samtidig sikre gjennomføringsevne av arrangementer i regi av foreningen.

Kapittel 10 Paragraf 02

§ 10.2

Foreningen skal ha en bankkonto i foreningens navn hvor alle økonomiske midler står trygt. Kontroll og oversikt over disse midlene har følgende verv ansvar for: - Økonomiansvarlig - Styreleder Dette ansvaret kan delegeres ved fulltallig-flertall i styret og må gå til minimum to personer.

Kapittel 10 Paragraf 03

§ 10.3

Dersom det skal gjøres innkjøp av tjenester eller produkter som overstiger beløpsgrensen, må godkjenning av kjøpet vedtas med flertall i styret først. Beløpsgrensen settes på førstkommende styremøte etter ordinært årsmøte er hevet.

Kapittel 10 Paragraf 04

§ 10.4

Styret skal i samarbeid med økonomiansvarlig utforme et årsbudsjett for neste kalenderår som skal vedtas som endelig før det inneværende kalenderåret er omme. Det vedtatte budsjettet skal være veiledende i henhold til utførelse av arrangementer og drift av foreningen. Vedtaket gjøres under et foreningsmøte.

Kapittel 10 Paragraf 05

§ 10.5

Dersom foreningen havner i en situasjon som fører til at foreningen står i økonomisk gjeld skal det sittende styret sammen med økonomiansvarlig samlet utforme en kontraktsfestet handlingsplan, mellom foreningen og de sittende styremedlemmene, og følge denne til foreningen er gjeldfri.

Kapittel 10 Paragraf 06

§ 10.6

Økonomiansvarlig har krav på innsyn i alt økonomisk HordaLAN Dataforening foretar seg i form av utgifter og inntekter, både hypotetiske og reelle prognoser. Dette gjelder også søknader om økonomisk støtte og dette skal gis til økonomiansvarlig uoppfordret.

Kapittel 10 Paragraf 06

§ 10.6

Ingen komiteer eller arbeidsgrupper som er underlagt styret til HordaLAN Dataforening har suverenitet til å bruke foreningens penger uten godkjent budsjett som er vedtatt på et styremøte.

Kapittel 10 Paragraf 07

§ 10.7

Økonomiansvarlig har ansvar for å organisere dokumenter som gjelder HordaLAN Dataforening sin økonomi så oversiktlig som mulig og tilgjenglig i sin helhet til påfølgende styregruppe i HordaLAN Dataforening.

Kapittel 11 Paragraf 01

§ 11.1

Alt av software eller hardware som foreningen eier skal dokumenteres og forvaltes på en forsvarlig måte, og kan ikke brukes til personlige formål.

Kapittel 11 Paragraf 02

§ 11.2

Utlån må vedtas med et representativt flertall i styret. Ved utlån til tredjepart, skal det signeres en kontrakt mellom partene før utlånet trer i kraft. Styret skal etter beste evne ved en slik kontrakt forsøke å skape verdi for medlemmene av foreningen.

Kapittel 12 Paragraf 01

§ 12.1

All informasjon som samles inn av foreningen skal lagres trygt og forsvarlig. Sensitive personopplysninger skal ikke lagres lengre enn nødvendig.

Kapittel 13 Paragraf 01

§ 13.1

Foreningen kan kun oppløses ved 2/3 flertall på et ordinært årsmøte, og et påfølgende ekstraordinært årsmøte hvor oppløsningen er eneste sak som skal behandles. Ved oppløsning bestemmer årsmøtet fordelingen av foreningens midler, gitt at: - Hele prosessen dokumenteres og offentliggjøres - Midlene kan kun gå til et ikke-kommersielt formål