Foreningens navn skal være HordaLAN Dataforening.

Foreningens formål skal være å organisere rusfri og sosialt inkluderende arrangementer og aktiviteter som fremmer digitalkultur for barn og unge med medlemskap i foreningen, med hovedfokus på HordaLAN Dataparty arrangert i vinterferien.

Foreningens arbeid og arrangementer skal bidra til å forebygge utenforskap og lignende sosiale utfordringer, samt være et positivt alternativ til løsgjengeri og kriminalitet blant ungdom.

Foreningen skal være partipolitisk uavhengig og stille seg åpent til temaer rundt religion og livssyn. Foreningens arbeid skal være inkluderende og tilrettelagt for at deltakelse skal være tilgjengelig for så mange som mulig.

Foreningen skal være basert på et frivillig og ikke-kommersielt grunnlag.
Inntjening til foreningen skal tillegges budsjett for neste år.
Dette er ikke til hinder for at jobb- og inntjeningsmuligheter foreningen blir kjent med kan videreformidles til medlemmer, eller for at foreningen kan engasjere tjenesteytere i lønnet arbeid.

Vedtektene er foreningens overordnede regelverk, og skal være rettledende for alt arbeid foreningen foretar seg. Vedtektene bestemmes av årsmøtet, og kan kun endres av årsmøtet.
Vedtektene er gjeldende i alle situasjoner der noen handler i foreningens navn, bruker foreningens midler, eller representerer foreningen utad.

I situasjoner der vedtektene ikke er tilstrekkelig tydelige, eller ikke dekker hva som er korrekt prosess, skal styret informere kontrollkomiteen. Kontrollkomiteen kan gjøre strakstolkning, som gjelder til førstkommende styremøte.

Kontrollkomiteen skal samtidig opprette en sak som skal behandles på førstkommende styremøte.

I en slik sak har alle i styret møte-, tale-, og stemmerett.
Styret skal samlet ta en forsvarlig avgjørelse for hvordan saken skal løses i foreningens beste interesse.

En slik sak må dokumenteres grundig, og skal redegjøres for på det førstkommende ordinære årsmøtet.

Vedtekter og retningslinjer skal gjøres tilgjengelig for medlemmer i foreningen, og for tredjepart ved forespørsel godkjent av kontrollkomiteen.

Vedtekter kan kun endres med 2/3 (to tredjedels) absolutt flertall på et årsmøte.
Endringsforslag til vedtektene må være styret i hende senest 31 dager før årsmøte, eller senest 14 dager før et ordinært årsmøte.

Endring av vedtektene i Kapittel 1 kan endres på samme måte som andre vedtekter, men krever 3/4 absolutt flertall.

En vedtektsendring trer i kraft etter at årsmøtet der det ble vedtatt er hevet, med mindre årsmøtet med 3/4 alminnelig flertall vedtar annet tidspunkt, inkludert umiddelbar virkning.

Retningslinjene beskriver den typen adferd, rettigheter, og plikter foreningen forventer av og tildeler til sine frivillige, eller seg selv. Disse kan ikke bryte vedtektene, eller motarbeide foreningens formål.
Retningslinjene skal vedtas av den påtroppende styregruppen ved første styregruppemøte etter at de er valgt.

Medlemskap i foreningen effektueres ved betaling av medlemskontingent for gjeldende kalenderår. Medlemskapet er aktivt så snart foreningen har mottatt kontingent og nødvendig informasjon for innmelding, og har varighet ut kalenderåret.

Medlemskap er åpent for alle som ønsker å delta i foreningens aktivitet og arbeid.

Årsmøtet er foreningens øverste myndighet, og skal avholdes hvert år innen utgangen av mai måned. Styret innkaller til årsmøte og står for den praktiske organiseringen.

Første innkalling til årsmøtet skal utsendes til alle foreningens medlemmer senest fire uker før årsmøtet avholdes. Denne skal inneholde valgkomitéens innstilling for nytt styre.

Andre innkalling til årsmøtet skal utsendes til alle foreningens medlemmer senest to uker før årsmøtet avholdes.

Tredje og siste innkalling til årsmøtet skal utsendes til alle foreningens medlemmer senest en uke før årsmøtet avholdes. Denne skal inneholde planlagt dagsorden.

På årsmøtet har styremedlemmer, medlemmer, frivillige, og innleide bidragsytere møte-, tale-, og forslagsrett.

På årsmøtet har alle medlemmer, og kun medlemmer, stemmerett.
Alle som har betalt kontingent for gjeldende kalenderår regnes som medlemmer.

Ordinært årsmøte skal behandle følgende saker:
- Valg av møteleder, referent, to protokollunderskrivere og tellekorps på tre personer
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Årsberetning fra styret
- Årsberetning fra arrangementskomiteen
- Årsberetning fra helårskomiteen
- Årsberetning fra Tech:Ops-komiteen
- Regnskap og økonomisk status
- Vedta om styret skal fritas for økonomisk ansvar for tapt økonomisk status
- Redegjørelse fra kontrollkomiteen
- Vedtekter og vedtektsendringer
- Andre innmeldte saker
- Redegjørelse fra valgkomiteen og styrets redegjørelse for valg til valgkomitéen
- Bestemmelse av antall styremedlemmer
- Valg av styreleder
- Valg av nestleder
- Valg av leder for Helårskomiteen
- Valg av leder for Tech:Ops-komiteen
- Valg av leder for kontrollkomiteen
- Valg av kontrollkomiteen
- Valg av leder for valgkomiteen
- Valg av valgkomiteen
- Valg av styremedlemmer
- Valg av økonomiansvarlig
- Valg av revisor

Saker til årsmøtet kan fremmes av alle medlemmer i foreningen.
Saker til årsmøtet skal leveres styret innen 31 dager før årsmøtet skal avholdes. Årsmøtet kan med 2/3 alminnelig flertall velge å ta inn saker til sakslisten, selv om de er levert etter frist.

Dersom noen har innsendt en sak eller forslag, og deretter trekker dette, skal årsmøtet spørres om det er andre som ønsker å opprettholde forslaget.

Vedtekter kan kun endres med 2/3 (to tredjedels) absolutt flertall.
Endringsforslag til vedtektene må være styret i hende senest 31 dager før årsmøtet.
Årsmøtet kan vedta å se bort fra dette kravet, ved 3/4 absolutt flertall.

Endring av vedtektene i Kapittel 1 kan endres på samme måte som andre vedtekter, men krever 3/4 absolutt flertall.

En vedtektsendring trer i kraft etter at årsmøtet der det ble vedtatt er hevet, med mindre årsmøtet med 3/4 alminnelig flertall vedtar annet tidspunkt, inkludert umiddelbar virkning.

Før valg gjennomføres, skal valgkomitéen redegjøre for sin innstilling, og styret skal redegjøre for sin innstilling til valgkomitéen.
Innstillingen skal inkludere hvor mange styreplasser og varaplasser komiteen mener er nødvendig, og hvilke personer som er tiltenkt disse plassene.
Dersom valgkomitéen er på valg, skal styret innstille på denne.

Årsmøtet skal deretter, i rekkefølge:
- Bestemme antall styremedlemmer og varaer
- Velge styreleder
- Velge nestleder for styret
- Velge leder for Helårskomiteen
- Velge leder for Tech:Ops-komiteen
- Velge leder for kontrollkomiteen, dersom dette er til valg
- Velge kontrollkomiteen, dersom dette er til valg
- Velge styremedlemmer
- Velge leder for valgkomiteen, dersom dette er til valg
- Velge valgkomiteen
- Velge vara til styret
- Velge økonomiansvarlig
- Velge revisor

For å kunne velges til verv utenom økonomiansvarlig eller revisor, må en kandidat:

1) Være bosatt i storbyregionen betegnet som “Bergen og Omland”. Derunder kommunene Alver, Askøy, Austevoll, Austrheim, Bergen, Bjørnafjorden, Fedje, Masfjorden, Modalen, Osterøy, Samnanger, Øygarden, og Vaksdal

2) Være medlem i foreningen

Dersom flere personer ønsker et verv enn vervet har behov for, går det til valg.

Personer som ønsker å stemmes inn på tross av valgkomitéens innstilling, skal kontakte styret senest dagen før årsmøtet gjennomføres.
Unntak er personer som allerede er innstilt til verv, men som mister plassen de er innstilt på gjennom valg. Disse kan straks melde benkeforslag på andre verv som fortsatt er på valg.

Valg på tross av komitéens innstilling skal gjennomføres som personvalg rettet mot den spesifikke styreplass. Man stiller altså ikke til “styret”, men til “1. Styreplass”, eller “2. Styreplass”.

Valg skal avholdes anonymt, og telles av tellekorps.

Dersom to eller flere personer benker mot den samme styreposisjonen, gjennomføres dette fortsatt som personvalg, der den som får flest stemmer velges til posisjonen.
Dersom to eller flere personer får like mange stemmer, uten å ha flest, faller alle med færre stemmer bort, og det blir omvalg.
Dersom det igjen blir stemmelikhet, avgjøres det ved terningkast eller tilsvarende tilfeldig avgjørelse.

Leder for kontrollkomiteen skal være et 2-årig tillitsverv. Kandidaten må stille og bli valgt på et årsmøte i partallsår.
Leder for valgkomiteen skal være et 2-årig tillitsverv. Kandidaten må stille og bli valgt på et årsmøte i oddetallsår.

Disse to skal ikke være på valg samtidig. Årsmøtet kan se bort fra denne bestemmelsen ved 3/4 (tre fjerdels) flertall. I så tilfelle vil ett av vervene være ettårig.

Om en person som allerede innehar tillitsverv i organisasjonen vil melde sitt kandidatur til valg på et årsmøte eller et ekstraordinært årsmøte, må kandidaten først si fra seg sitt gjeldende tillitsverv før start av møte hvor valget tar sted.

Etter at årsmøtet er hevet, skal referenten snarest mulig renskrive protokoll, hente inn signatur fra protokollunderskrivere, og sende dette til styreleder for oppdatering i Brønnøysundregisteret.

Det kalles inn til ekstraordinært årsmøte dersom:

1) det vedtas ved alminnelig flertall på et styremøte eller styregruppemøte,

2) det vedtas ved absolutt flertall på et kontrollkomitemøte, eller dersom

3) 1/3 (en tredjedel) av medlemmene samlet krever det.

Innkalling til ekstraordinært årsmøte skal utsendes til alle medlemmer senest to uker før årsmøtets start.
Innkallingen skal inneholde hvilken/hvilke sak/saker som skal tas opp, og ingen saker utenom det som står i innkallingen kan tas opp.

Styret er foreningens øverste beslutningstakende organ mellom to årsmøter, og sitter frem til slutten av det første ordinære årsmøte etter at de er valgt.

Som medlem av styret regnes:
- 1. Styreleder
- 2. Nestleder for styret
- 3. Leder for arrangementskomiteen
- 4. Leder for Tech:Ops-komiteen
- 5. Leder for helårskomiteen
- 6. X. Styremedlemmer

Styret er kun vedtaksdyktig under styremøter når mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede. Det skal føres referat fra alle styremøter. Styremedlemmer har møte-, tale- og stemmerett i styremøter.
Styregruppen er kun vedtaksdyktig under styregruppemøter når mer enn halvparten av styregruppemedlemmene er til stede. Det skal føres referat fra alle styregruppemøter. Styregruppemedlemmer har møte-, tale- og stemmerett i styregruppemøter.
Økonomiansvarlig har møte- og talerett i styremøter.
Økonomiansvarlig har møte-, tale- og stemmerett i styregruppemøter.

Styret er i disse vedtektene gitt mandat og plikt til å velge leder for Arrangementskomiteen. Dette skal være hovedleder for planlegging og gjennomføring av HordaLAN Dataforenings større arrangementer i løpet av styreperioden.

Personen valgt av styret til å være arrangementskomiteleder blir medlem av styret så lenge de er leder for arrangementskomiteen.

Styregruppen gis i vedtektene mandat til å supplere seg selv for å sikre stabilitet og gjennomføringsevne. Dette kan ikke overstige det antall styreplasser vedtatt av årsmøtet. Supplerte styregruppeplasser kommer inn nederst i arverekken til styregruppen.
Dersom styreleder eller nestleder for styret forlater sitt verv, suppleres dette fra sittende styreplasser, i rekkefølgen de er valgt inn.
Styrets arverekke er følgelig:
- 1. Styreleder
- 2. Nestleder for styret
- 3 til X. Styremedlemmer
- X+1. Leder for arrangementskomiteen
- X+2. Leder for Tech:Ops-komiteen
- X+3 Leder for helårskomiteen

Det å fratre styret betyr ikke at man samtidig fritas for det ansvar man påtok seg da man stilte til vervet.

Styret er selv ansvarlig for å etablere retningslinjene de ønsker å jobbe innenfor. Disse skal etableres på første styremøte etter årsmøtet, i samråd med avtroppende styre. Retningslinjene skal blant annet etablere når, hvor, og hvordan møter skal gjennomføres, og sette beløp for styremedlemmers selvstendige økonomiske handlingsrom.

Styret er selv ansvarlig for å fordele, planlegge og gjennomføre arbeid tilknyttet foreningen. Denne fordelingen skal stadfestes i retningslinjene, og det må påses at fordelingen er forsvarlig.
Styret skal som et minimum sikre at:
1) Foreningen jobber for å oppnå eget formål
2) Foreningens økonomi, eiendeler, og gode navn blir forsvarlig forvaltet
3) Foreningen har en positiv utvikling innad
4) Medlemmer og frivillige har mulighet til å påvirke og delta i foreningens arbeid

Det skal under årsmøtet velges et antall varaer til styret. Varaer har i normaltilstand ingen autoritet i styret, men deltar som del av styret dersom et medlem av styret er forhindret fra å delta på styre- eller styregruppemøter.
Der vara deltar som annet styremedlem, deltar de med samme mandat og myndighet som styremedlemmet de deltar for.
Der komitemedlem deltar som komiteleder, deltar de med samme mandat og myndighet som komitelederen de deltar for.

Styret har i samarbeid med kontrollkomitéen mandat til å gjennomføre redaksjonelle endringer av styredokumentene, inkludert vedtektene. Med redaksjonelle endringer menes endringer som ikke er av meningsbærende art.

Kontrollkomitéen skal utover dette forsikre at foreningens styredokumenter ikke redigeres uten godkjenning.

Kontrollkomiteen er foreningens tilsynsorgan. Kontrollkomiteen skal forsørge at foreningen fungerer etter vedtektenes bokstav og ånd, at årsmøtets avgjørelser blir gjennomført etter plan, at foreningen følger god regnskapsskikk, og at valg foregår på en demokratisk og korrekt måte.

Foreningen skal ha en bankkonto i foreningens navn, der alle foreningens økonomiske midler skal stå.
Kontroll og oversikt over disse midlene skal ivaretas av:
- Styreleder
- Revisor
- Økonomiansvarlig

Dette ansvaret kan delegeres ved enstemmighet i styret og må gå til minimum to personer.

Styret skal i starten av hver styreperiode sette føring for hvordan penger styremedlemmer kan brukes i foreningssammenheng uten å konsultere resten av styret.

Dersom det skal gjøres kjøp av tjenester eller produkter som overstiger beløpsgrensen, må det innhentes godkjenning av kjøpet først. Godkjenning avgjøres ved alminnelig flertall i styret.

Styret skal i samarbeid med økonomiansvarlig utforme et årsbudsjett for neste kalenderår som skal vedtas som endelig før det inneværende kalenderåret er omme.
Det vedtatte budsjettet skal være veiledende i henhold til utførelse av arrangementer og drift av foreningen.
Vedtaket skal fattes ved første styregruppemøte etter årsmøtet.

Ingen komiteer eller arbeidsgrupper underlagt HordaLAN Dataforenings styre har avgjørelsesmyndighet til å bruke foreningens penger uten at dette er godkjent i budsjett vedtatt av styret. Bruk av midler utover det godkjent i budsjett kan avslås refundert av foreningen.

Revisor og økonomiansvarlig har krav på innsyn i alt HordaLAN Dataforening foretar seg i form av utgifter og inntekter, innestående, inneværende og tidligere regnskap, og budsjettering.

Bruk av foreningens eiendom utenfor foreningssammenheng regnes som utlån. Utlån må godkjennes ved alminnelig flertall i styret.
Ved utlån til tredjepart uten tillitsverv i foreningen, skal det tegnes kontrakt mellom partene før utlånet trer i kraft.
Styret skal forsikre at avtalen er forsvarlig, og etter beste evne forsøke å skape verdi for medlemmene i foreningen.

Det er kun styreleder som kan tegne avtaler på vegne av HordaLAN Dataforening.
Unntak gis av styret med alminnelig flertall.

Dersom foreningen havner i en situasjon som fører til at foreningen står i økonomisk gjeld skal det sittende styret sammen med økonomiansvarlig og revisor samlet utforme en kontraktsfestet handlingsplan, mellom foreningen og de sittende styremedlemmene, og følge denne til foreningen er gjeldfri.

All informasjon som samles inn av foreningen skal lagres trygt og forsvarlig. Sensitive personopplysninger skal ikke lagres lenger enn nødvendig.

Dersom det meldes mistillit mot tillitsvalgte, frivillige, eller medlemmer av foreningen, skal dette behandles av styret. Mottaker av mistillitsforslag skal straks informere kontrollkomiteen, kreve at styreleder innkaller til styregruppemøte, og legge frem mistillitsforslaget slik som det ble mottatt.

Styret er selv ansvarlig for hvordan dette skal behandles, såfremt de som behandler saken er habile for tolkning og avgjørelse.
Habilitet er her definert som at man ikke selv er involvert i saken, at saken ikke påvirker noen i nær relasjon, eller som at man selv ikke har påberopt seg inhabilitet godkjent av kontrollkomiteen. Kontrollkomiteen skal ta avgjørelse om personer i styret er habile for en sak.

Om styret finner at det ikke er nok habile styremedlemmer til å behandle saken, flyttes saken til Kontrollkomiteen.

Den eller de som rammes av et mistillitsforslag kan utestenges fra foreningens aktiviteter og lokaler, så lenge dette vedtas ved flertall i styret, eller enstemmighet i kontrollkomiteen.

En slik utestengelse kan ikke ha varighet lenger enn til neste styregruppemøte, der personen eller personene som rammes skal ha mulighet til å uttale seg om omfanget og innholdet i mistillitsforslaget. Dersom de rammet av mistillitsforslaget ikke har mulighet eller lyst til å møte, skal en person de har tillit til få mulighet til å uttale seg på den rammedes vegne.

På et slikt styregruppemøte kan styret ved alminnelig flertall avgjøre hvilke sanksjoner som skal gjennomføres. Personen som rammes av mistillitsforslaget skal ikke være i rommet mens slik diskusjon pågår.

Reaksjoner på mistillitsforslag kan være:
a) Anmeldelse på vegne av foreningen helhetlig, eller fornærmet enkeltperson
b) Tvunget fratredelse fra verv
c) Utestengelse fra foreningens arrangement
d) Utestengelse fra foreningen som helhet

Utestengelser bør i utgangspunktet være tidsbegrenset, annet enn i særskilt grove tilfeller.

Dersom det blir endringer i styret, eller andre tillitsverv, som resultat av et mistillitsforslag, skal alle medlemmer oppdateres med en redegjørelse. Redegjørelsen skal som et minimum inkludere hvem som har fratredt verv, hvem som har inntredt, og at endringen har oppstått som resultat av en mistillitssak.

Dersom personen(e) rammet av mistillitsforslaget ønsker det, kan oppdateringen inneholde ytterligere informasjon.

Foreningen kan kun oppløses ved 2/3 absolutt flertall på et ordinært årsmøte, og et påfølgende ekstraordinært årsmøte hvor oppløsningen er eneste sak som skal behandles.

Ved oppløsning bestemmer årsmøtet fordelingen av foreningens midler, gitt at:
- Hele prosessen dokumenteres og offentliggjøres i tråd med norsk lov
- Midlene kan kun gå til ikke-kommersielle formål